Protocolos de comunicación Zoom

Protocolos de comunicación efectivos para vender en tiempos de pandemia

Los métodos para vender y los protocolos de comunicación deben actualizarse a la llamada “nueva realidad” en la que estamos. Es algo que este tiempo nos ha enseñado. Al igual que las tecnologías y las fórmulas de marketing se adaptan, nuestros planes de negocios deben poder funcionar de esa forma.

Por ello es necesario que en cada compañía exista un equipo que se dedique a establecer protocolos que permitan dar soluciones en situaciones de emergencia. Esto nos ayudará a mantener el enfoque y no perder ventas ni clientes.

Pero también es estrictamente necesario abarcar nuevas formas de comunicación. Esto con el objetivo de generar un mayor acercamiento con los clientes y acomodarnos a los métodos de ventas más efectivos en momentos de crisis como este.

Para eso existen herramientas virtuales que nos ayudarán en este proceso de transformación. Aquí conocerás protocolos de comunicación que te servirán para mantener las ventas pese a la distancia.

¿A qué nos referimos con protocolos de comunicación?

Los protocolos de comunicación son aquellos que funcionan como una guía que nos orienta a la hora de llegar al público y nuestros compañeros.

Nos encaminan por la senda correcta para lograr los objetivos sin inconvenientes y sin tropiezos. Son una herramienta importante para una empresa en funcionamiento normal que se vuelve aún más clave en un contexto como el actual.

¿Por qué son necesarios?

Sin una buena comunicación con los clientes no podremos generar la adquisición del producto o servicio. Sin la existencia de la comunicación con empleados y compañeros la empresa se destina al fracaso.

Por eso debemos saber cómo dirigirnos a los clientes, compañeros, proveedores y todo intermediario con el que debamos toparnos, así como los medios a utilizar para la comunicación.

Hay que tener en cuenta los canales a seguir, qué documentos deben tener el logo, y cómo poder aprovechar las herramientas que faciliten la comunicación. Todo para mejorar dentro y fuera de la empresa, dando un espacio más cómodo, profesional y pavimentando el camino para las ventas.

Los protocolos de comunicación básicamente nos ayudan a implementar todo esto sin problema y debe existir uno para cada situación. Así se facilita el rápido accionar ante cualquier emergencia.

¿Qué debo hacer para llevar a cabo los protocolos de comunicación?

Como ya se dijo, es necesario establecer una estrategia formulada por un equipo dedicado sólo al planeamiento de los protocolos de comunicación en caso de emergencia.

Este plan nos ayudará a marcar los objetivos, estrategias y formas en las que se actuará en un posible escenario donde todo deba, por ejemplo, ser virtual.

Dichos planes de contingencia deben venir apoyados de una evaluación exhaustiva donde se revisen los riesgos inmediatos, capital humano, suministros, clientes, etc. Así la empresa puede responder a cada cuestión que amerite, concentrándose sobre todo en la división del trabajo.

Es aquí cuando se empiezan a implementar los protocolos de comunicación, así la información puede viajar a través de los empleados, clientes, proveedores y otros entes afines que se vean cercanos a la empresa.

La comunicación es un elemento vital

Es necesaria una comunicación fluida para lograr un excelente servicio, siempre salvaguardando el bienestar de cada involucrado en el proceso de venta. Esto ayuda también a reforzar la atención al cliente y evita opiniones negativas.

Cabe acotar que en una situación como la actual, sería ideal que se utilice el sistema de información para recolectar, analizar y transmitir la información sobre la pandemia. De esta forma, se advierte sobre los riesgos más inmediatos y se toman decisiones en base a la nueva información.

¿Cuáles son los protocolos de comunicación más efectivos?

Los mejores protocolos son aquellos que se crean pensando en el caso específico de tu empresa y de la mano de tus trabajadores. Nadie conoce mejor los talentos, debilidades, fortalezas y el estado de la empresa que los propios trabajadores.

Por eso, son una parte crucial para lograr un plan que funcione y se adecue a la realidad de la empresa.

Elementos esenciales de un protocolo de comunicación efectivo

A continuación, te mostramos algunos elementos esenciales que todo protocolo de comunicación efectivo debe tener:

  • Los protocolos de comunicación deben ser compresibles y concisos, fáciles de entender y breves. La simpleza ayudará a que las instrucciones lleguen de mejor forma a cada persona.
  • Debe ser útil para cada departamento. Es el implemento que nos enseñará los métodos para comunicarnos entre nosotros y con los clientes en cada situación.
  • Este documento debe especificar de forma clara cuáles medios se utilizarán para desempeñarse en qué caso y qué área. Se debe decidir qué medio de comunicación se va a utilizar para cada caso ya sean despidos, reuniones, formas de contestar a los clientes, trabajadores, etc.
  • Por supuesto, la imagen de la empresa debe acompañar cada mail, circulares, flyers, folletos, entre otros.
  • No hay que olvidar que a pesar de que un plan puede parecer perfecto, no significa que al llevarlo a cabo seguirá siendo así. Todos los protocolos de comunicación deben ser flexibles y permitir variaciones en circunstancias que lo ameriten.
Zoom video conferencia
Zoom Video Conferencia

Consejos para desarrollar un protocolo de comunicación

Si no estás seguro de cómo armar tu protocolo, no te alarmes, aquí hay algunas cosas que puedes tener en consideración a la hora de armarlo:

Apóyate en tus activos

Aprovecha las listas de correo electrónico, seguidores en redes sociales y grupos de compra-venta.

En esta nueva realidad, es necesario intensificar el intercambio y la comunicación con las personas. Lo que antes no habías considerado como una herramienta frecuente, ahora debe pasar al primer plano para lograr ventas.

No, no se trata de generar spam. Más bien, de utilizar estos canales para conversar y generar una relación vendedor-cliente que sea mucho más amena para el comprador.

Entregarles interés y atención, logrando atraerles y que si necesita adquirir algún producto, seamos su primera opción por la excelencia de servicio y la cercanía ya establecida.

Aprovecha el consumo digital y ten creatividad

Estar en aislamiento o, más bien, imposibilitados para desempeñarnos un 100% en oficinas, brinda ciertas oportunidades interesantes. Es la ocasión perfecta para explorar y explotar las alternativas para hacer llegar nuestro producto a través del mundo digital.

Debemos ser capaces de comunicarnos con nuestros clientes a través de métodos creativos y atractivos, así como utilizar redes como WhatsApp, Zoom, Facebook, etc. Así podremos mantenernos en contacto con nuestros empleados y asignar nuevos puestos en los que pueden desempeñarse mientras todo pasa.

Abre espacios nuevos para Delivery y atención al cliente. Inventa nuevas formas de comunicación a través de las redes sociales y como se ha dicho antes, crea cercanía con los clientes.

Atente a un nuevo tipo de discurso para utilizar a través de las redes; así como aprende a producir nuevas formas de atraer clientes: dinámicas, sorteos, charlas, incluso juegos. Con tu equipo, creen nuevas formas de destacarse y reinventar la marca.

Utiliza las redes sociales

No sólo sirven para publicar tus productos y para atraer clientes potenciales o para seguir conectado con tus clientes más antiguos. Estas redes te brindan herramientas para darle mayor dinamismo y atractivo a tu marca.

Algunas de ellas, como Instagram, Twitter y Facebook te dan la opción de subir historias y encuestas que permiten un acercamiento más directo con los clientes.

Estas mismas aplicaciones, así como Google te dan la oportunidad de implementar ads que llegarán a tu público objetivo. Además, podrás llevar un control de su alcance para medir su efectividad.

Aplicaciones como Zoom, Instagram Live y Facebook Live te permiten conectar en vivo y en directo con aquellos interesados en escuchar sobre tu producto. Es una forma de vender y de llegar a tus clientes sin el spam agobiante o el sobreesfuerzo garrafal.

Hacer un perfil en LinkedIn también es útil, pues es una red enteramente profesional. Allí puedes conectar con posibles clientes o personas dispuestas a colaborar en tu empresa. Crea mérito y popularidad a través de esta, para volverte recomendable en caso de que alguien busque información sobre tu empresa.

Cambia tu ángulo

Existen miles, por no decir millones, de ángulos para vender. En este caso debes preguntarte, ¿mi producto o servicio puede relacionarse con la nueva realidad? ¿De qué forma?

Es importante enfocarnos en ello para lograr una transición idónea y darle un ángulo adecuado para ofrecerlo sin resultar irrespetuoso, ignorante o anticuado.

No sólo es dirigir el producto y los servicios a la pandemia, sino saber adaptar la forma en la que nuestro producto llegará al cliente; y en cómo cada uno de nuestros empleados va a relacionarse con ellos (y entre sí).

Recordar, por supuesto, que la seguridad de cada persona es primordial y debe ser una de las mayores premisas para la elaboración de cualquier campaña publicitaria.

Preocúpate por la salud mental y física de tus empleados

Hay que recordar que el tiempo de aislamiento puede ser un potenciador de la creatividad, pero también ejerce nuevas presiones y problemas a los empleados. Por ello, es importante ser flexible en cuanto al trabajo, intentando no agregar mayores inconvenientes a la situación de cada uno.

Si se pueden aprovechar los medios tecnológicos y poco convencionales para establecer métodos y puestos de trabajo no presenciales, mucho mejor. Cada uno debe tener una tarea asignada a la que pueda evocarse de forma adecuada. Asimismo, estos métodos también funcionan para mantener la comunicación entre todos y seguir generando un espacio seguro para cada uno.

Si existe un espacio de trabajo al cual está permitido volver hay que mantenerlo limpio y ordenado, pero sobre todo desinfectado. Cada lugar debe seguir los requisitos y las recomendaciones de la OMS, así como las de la salud pública nacional y regional.

La información sobre la seguridad epidémica es clave. También se debe mantener actualizada la información sobre el virus y las decisiones de cada ente gubernamental para afrontar la pandemia. Así se garantiza la seguridad de los empleados.

Garantiza tus resultados

Los protocolos de comunicación son clave para el funcionamiento de una empresa; así que deben estar previstos en las estrategias a seguir según el tipo de situación que debamos afrontar. No es sólo un plan que debe tener el departamento de marketing, sino cada departamento de la empresa.

Si quieres mantener tus ventas a pesar de la pandemia, sigue los consejos y arma un plan que se adapte no sólo a la realidad del mundo sino también a la de tu empresa. Además, puedes garantizar tus resultados con nuestro curso en línea.

En Ventas Consultivas hemos desarrollado una metodología de 6 pasos que te llevará a cerrar ventas de manera rápida y sencilla. Contamos con los mejores recursos especializados para guiarte en este proceso. ¡No dudes en contactarnos!

 

Iván Fernández de Lara
CEO de Konzeppt
Conoce más acerca de mi trayectoria y experiencia en mis RRSS