Las reuniones virtuales se han convertido en una de las herramientas más eficaces que utilizamos en la actualidad para mantenernos comunicados. En tal sentido, los avances tecnológicos han sido puestos al servicio de los países para su interconexión a través de la web, pese a la distancia que los separa.

La principal forma de llevar adelante estas reuniones virtuales es por medio de las videoconferencias. Estas suelen definirse como un sistema interactivo que permite la conversación virtual de varios interlocutores por una transmisión de video, audio y textos por Internet. Esta transmisión es hecha en tiempo real.

En la actualidad, las reuniones virtuales son utilizadas por innumerables empresas y negocios a nivel mundial. De igual manera, por instituciones públicas y privadas y organizaciones no gubernamentales. Los usuarios de este servicio han aumentado considerablemente en los últimos años.

¿Cuáles reglas de etiqueta deben tomarse en cuenta para las reuniones virtuales?

Ante esta interrogante existen dos posibles respuestas. En primer lugar, en las reuniones virtuales debe cuidarse el ámbito netamente tecnológico.

Es fundamental contar con una conexión a Internet de banda ancha para evitar que se interrumpan las conversaciones que serán trazadas por los conferencistas. Evita desconectarte.

Ahora bien, con respecto a las reglas que deben seguirse en estas reuniones es necesario tomar en consideración aspectos importantes. Estos son una serie de protocolos esenciales que van desde evitar interferencias o ruidos que pudieran surgir hasta faltas de educación. A saber:

Problemas técnicos

Dentro de este grupo de errores que suelen cometerse en las reuniones virtuales podemos mencionar los siguientes:

• Ruidos que se pueden generar alrededor del participante
• Personas que en un momento determinado pudiesen interrumpir la conversación
• Retrasos debido a que no se activen todos los invitados a la hora y al momento señalado

Si en alguna oportunidad existiere la ausencia de un director del debate a desarrollar, el caos podría apoderarse de la videoconferencia.

Además, otro de los aspectos técnicos que a menudo se presentan en las reuniones virtuales es el miedo escénico. Esto acontece por el telón de fondo improvisado puesto en escena: el hogar.

Vestimenta

Debido a la pandemia del Covid-19 la mayoría de las personas se encuentran en sus hogares sin exhibir sus mejores galas. La gente se ha preocupado más por su salud que por su apariencia física.

Por ello, es preciso que al ser invitado a intervenir en reuniones virtuales el participante se vista apropiadamente. Aunque no estemos reunidos físicamente, la imagen ejecutiva sigue siendo muy importante.

Hay que tener en cuenta que estaremos conectados con otras ciudades e incluso con otros países hermanos. Por tal motivo, hay que evitar las indumentarias inadecuadas. El participante guardará la compostura en su vestido y en su conversación. Debe lucir un buen aspecto físico.

Enfoque con la cámara

Es necesario que el participante logre encuadrar su rostro centrado en el enfoque de la cámara. Con esta particularidad se evita que la persona se coloque a uno u otro extremo que no sea el apropiado. Con ello se busca que se perciba su cara y sus expresiones faciales con facilidad.

Si el enfoque no es apropiado es posible que pierda el protagonismo en la conversación a la hora de tomar la palabra. Asimismo, no podrá desaparecer de la escena y dejar su cámara encendida sin nadie en el fondo; pues dará la sensación de ser un maleducado y no tener interés en el tema central.

Cámara encendida

Si uno de los participantes no enciende su cámara a la hora que ha sido señalada puede ser visto como una falta de respeto. Esto podría interpretarse como que la persona no quiere tomar partido en un determinado tema. Es menester conectarse previamente para no cometer este error.

Las reuniones virtuales tienen como herramientas principales de realización una buena cámara y conexión a Internet. Si falta alguno de estos componentes es seguro que la videoconferencia no se realizará para el participante que no previó los elementos indicados.

Minimizar el ruido que rodea al participante

En las reuniones virtuales se recomienda que los participantes utilicen micrófonos que contengan auriculares. De esta forma, se logra evitar que los ruidos de terceras personas o de la naturaleza se registren en la videoconferencia. Estas inflexiones provocan distorsión en la voz y a su vez distraen a los demás.

Aunque este inconveniente se asocie a la parte técnica más que a la falta de las reglas de etiqueta, influye de sobremanera en la atención de la audiencia.

Algunos conocedores de la materia han manifestado que el ruido demuestra el desinterés del participante en hacer las cosas de la mejor manera posible.

El telón de fondo

Al igual que la vestimenta a utilizar, el fondo debe resultar impecable. No se concibe que una persona realice una invitación a un determinado evento sin contar con un sitio adecuado para realizarlo. Así mismo sucede en la videoconferencia. Se requiere de un ambiente iluminado y en perfectas condiciones.

Es recomendable ubicar tu ordenador en el interior de una oficina, o si fuere el caso, colocar un telón de fondo asociado a la ocasión. Si optas por la comodidad del hogar, es necesario acondicionar el espacio. Puedes utilizar libros ordenados, pinturas y algunas plantas pequeñas, sin recargar el lugar.

Orden

Al igual que en una conferencia normal y corriente, se requiere que exista un maestro de ceremonia. Este deberá llevar el orden en cuanto a la exposición central y las participaciones posteriores. Si no se cuenta con una persona que guie el evento, este se perderá.

Este supuesto atañe más a los organizadores de la videoconferencia que a los asistentes a la misma. Las reuniones virtuales involucran elementos que deben ser acatados por todos para que se lleve adelante sin contratiempo alguno. De faltar los referidos protocolos, seguro se espera el fracaso del cónclave.

Pedir la palabra

Una de las normas de cortesía que se debe emplear en las videoconferencias es levantar la mano en señal de pedir la palabra. Actualmente existen numerosas aplicaciones y plataformas que incluyen esta función y permiten hacerlo sin problema alguno. Recuerda no interrumpir a nadie.

En la mayoría de las reuniones virtuales que se hacen en la actualidad, los participantes se anotan previamente con la organización del evento.

Esto permite que las participaciones se ordenen y se pueda tomar la palabra en el momento indicado. Al tomar la intervención no se debe interrumpir.

Confirmar al aceptar la invitación

En las reuniones virtuales se acostumbra a enviar un link a la hora de invitar a las personas a ser participantes en la misma; de manera que puedan suscribirse con anterioridad. Con este formalismo se quiere evitar que cualquier persona irrumpa intempestivamente sin ser invitada.

Puede acontecer que un individuo solo requiera de una simple información sin necesidad de entrar a la videoconferencia. En ese caso, tendrá la posibilidad de acceder al sistema para refrescar el conocimiento que requiera o simplemente aclarar la duda que le asista.

Siempre saludar a los asistentes

Como una de las normas de etiqueta que se conservan en las reuniones virtuales se encuentra el saludo formal.

Esta salutación debe ir dirigida no solo a los coparticipantes, sino en primer lugar al encargado de la conferencia o maestro de ceremonia. La cortesía será siempre una de las características fundamentales.

Con el saludo se deja constancia de la presencia de todos y cada uno de los asistentes, y de la participación efectiva en la videoconferencia. Una vez en el sitio web, es importante saludar efusivamente para lograr captar la atención del grupo y de igual forma, para animar la reunión. Actúa con mucha cortesía y respeto.

Desactivar notificaciones y aplicaciones

Para centrar la atención en el tema a desarrollar es necesario que el participante desactive todas las notificaciones o aplicaciones que tenga en su dispositivo. Este protocolo tiene por norte que los participantes no se distraigan en revisar su ordenador y los mensajes que pudiesen recibir de otros sitios.

Es de muy mala educación que el individuo no se interese en la temática que se adelanta. Es similar a que no se ponga atención a un conferencista en un determinado foro mientras realiza su exposición y explica su tema. Las reuniones virtuales tienen normas de cortesía que deben ser acatadas por los participantes.

¿Buscas asesoría para tus reuniones virtuales?

Si deseas organizar de manera óptima tus reuniones virtuales es importante que te pongas en contacto con los verdaderos conocedores de la materia. Si tus dudas van un poco más allá y quieres informarte de una manera más completa, debes buscar una buena asesoría.

Muchos son los sitios web que te proporcionan un sólido apoyo para organizar y llevar adelante tus proyectos. Afortunadamente, hay numerosas opciones en Internet que te pueden brindar información acertada al respecto.

También son varias las aplicaciones que te permitirán preparar tus reuniones virtuales, una de estas es Zoom. En ella cuentas con muchas funciones para tener tus encuentros con potenciales clientes y seguir las reglas de etiqueta aquí expuestas para aumentar tus probabilidades de éxito.

No olvides que también es importante mantener tu compañía actualizada con las mejores tecnologías de capacitación a empresas.

Iván Fernández De Lara
CEO Ventas Consultivas & Konzeppt Inbound Marketing
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